Persónuverndarstefna

Persónuupplýsingar

Persónuupplýsingar sem unnið er með þegar þú hefur samskipti við Reykjagarð hf:
Þegar þú átt í samskiptum við starfsfólk okkar símleiðis, í tölvupósti, eða í persónu söfnum við þeim upplýsingum sem nauðsynlegt er fyrir okkur til að sinna erindi þínu. Þetta getur verið nafn, póstfang, símanúmer, tölvupóstfang eða annað sem nauðsynlegt er í hverju tilfelli fyrir sig. Við reynum í öllum tilfellum að takmarka vinnslu og söfnun persónuupplýsinga.
Í þeim tilfellum þar sem persónuupplýsingar eru skráðar þá skuldbindur Reykjagarður hf. sig til þess að geyma þær á öruggan hátt og mun ekki miðla þeim áfram til þriðja aðila.

Forsendur

Forsendur fyrir því að við vinnum og nýtum þessar upplýsingar til þess að sinna þeirri þjónustu sem óskað er eftir eru lögmætir hagsmunir okkar og að slík vinnsla er nauðsynleg fyrir starfsemina.
Reykjagarður hf. selur aldrei persónugreinanlegar upplýsingar um viðskiptavini sína.
Þú átt rétt á að sjá þær persónuupplýsingar sem við eigum um þig og í sumum tilfellum að þær séu leiðréttar eða jafnvel eytt.
Fyrirspurnum varðandi persónuverndarmál og vinnslu persónuupplýsinga skal beint á netfangið: snorri@ss.is

Vafrakökur

Þessi vefsíða notar vafrakökur (Cookies) til þess að tryggja betri upplifun af síðunni fyrir notendur.

Vafrakökur safna upplýsingum um notanda til þess að gera vefinn notendavænni. Vafrakökur (Cookies) geta geymt upplýsingar um stillingar notenda, tölfræði , auðkenni innskráðra notenda ofl.
Það er á þínu valdi hvort vefurinn fái að safna þessum gögnum eða ekki og ef þú óskar ekki eftir því þá getur það valdið því að ekki sé hægt að nýta alla þá möguleika sem vefsíðan hefur upp á að bjóða.

Meðferð myndefnis

Reglur um öryggismyndavélar á starfsstöðvum Reykjagarðs hf og meðferð upplýsinga

1. Tilgangur öryggismyndavéla
1.1. Öryggismyndavélar á starfsstöðvum Reykjagarðs hf. eru eingöngu til öryggis- og eignavörslu og aðeins má nota upplýsingar sem safnast í þeim tilgangi.

2. Ábyrgðaraðili
2.1. Reykjagarður hf., Fosshálsi 1, 110 Reykjavík er ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga sem safnast með öryggismyndavélum á starfsstöðvum fyrirtækisins.

3. Geymsla upplýsinga
3.1. Upplýsingar úr öryggismyndavélum má ekki varðveita lengur en 90 daga.
3.2. Geymslu upplýsinga skal vera þannig háttað að engir aðrir en þeir sem hafa skilgreindan aðgang að upplýsingunum, geti komist í þær.

4. Upplýsingar til viðskiptavina
4.1. Viðskiptavinum og starfsmönnum skal gert viðvart um öryggismyndavélar, með merki eða á annan áberandi hátt.

5. Aðgangur að upplýsingum innanhús
5.1. Kerfisstjórar hafa umsjón með öryggismyndavélum og eru þeir einu sem hafa leyfi til að skrifa út upptökur.
5.2. Framkvæmdarstjóri, forstöðumaður, yfirmaður viðkomandi vinnustaðar og starfsmaður á skiptiborði mega skoða upptöku í rauntíma og upptökur, sbr. gr. 1.1.
Til utanaðkomandi aðila
5.3. Heimilt er að afhenda lögreglu eða dómsyfirvöldum upplýsingar úr öryggismyndavélum ef um slys eða meintan refsiverðan verknað er að ræða.
5.4 Komi upp aðstæður þar sem verja þarf réttindi, eignir, öryggi Reykjagarðs hf. fyrir skemmdarverkum, sviksamlegri eða ólögmætri háttsemi munum við deila upplýsingum með viðeigandi aðilum til að vernda hagsmuni Reykjagarðs hf., hagsmuni þína eða viðskiptavina okkar.
5.5. Einungis er heimilt að afhenda öðrum en ofangreindum aðilum upplýsingar úr öryggismyndavélum, ef samþykki þess sem upplýsingarnar snerta liggur fyrir eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar eða dómsyfirvalda.
5.6. Beiðni með ósk um afhendingu upplýsinga skal vera skrifleg og berast framkvæmdastjóra starfsmannasviðs.

6. Dreifing, endurskoðun og útgáfa
6.1. Reglur um öryggismyndavélar á starfsstöðvum Reykjagarðs hf. og meðferð upplýsinga sem safnast skal endurskoðuð árlega og vera aðgengileg fyrir alla starfsmenn, viðskiptavini og eftir því sem við á

Gildir frá: 18. nóvember 2020
Uppfært: 11. nóvember 2021
Útgefið: 11. nóvember 2021
Til endurskoðunar: 10. nóvember 2022
Ábyrgð: Formaður öryggisnefndar

Reglur um uppljóstrun

Lög nr. 40/2020 um vernd uppljóstrara tóku gildi 1. janúar 2021. Markmið laganna er að stuðla að því að upplýst verði um lögbrot og aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi fyrirtækja og þar með dregið úr slíku hátterni. Fyrirtæki með yfir 50 starfsmenn þurfa að setja sér reglur um það verklag sem þessu fylgir og þar að leiðandi hefur Reykjagarður hf. sett sér eftirfarandi reglur.

Viljum við ítreka að heimild með ytri uppljóstrun til fjölmiðla er einungis heimil í undantekningartilfellum og í samræmi við ströng skilyrði sem útlistuð eru hér að neðan í samræmi við 3. gr. laga nr. 40/2020 og veitir starfsmönnum ekki vernd frá skaðabótaábyrgð ef uppljóstrun á ekki við rök að styðjast. Almenna reglan sem nýju lögin ganga út frá er að uppljóstrun eigi sér stað til næsta yfirmanns/starfsmanns eða til opinbers eftrilitsaðila.:

Reglur um verklag við uppljóstrun starfsmanna um lögbrot eða aðra ámælisverða háttsemi

Skilgreiningar
Með innri uppljóstrun er átt við að starfsmaður greinir frá upplýsingum eða miðli gögnum í góðri trú um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitenda síns til aðila innan fyrirtækisins eða til opinberrs eftirlitsaðila.

Með ytri uppljóstrun er átt við að starfsmaður greini frá upplýsingum eða miðli gögnum í góðri trú um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi vinnuveitenda síns til aðila utan fyrirtækisins, t.d. fjölmiðla. Ytri uppljóstrun er að jafnaði ekki heimil nema innri uppljóstrun hafi fyrst verið reynd til þrautar.

Með góðri trú er átt við að starfsmaður hafi góða ástæðu til að telja gögnin eða upplýsingarnar sem miðlað er séu réttar, það sé í þágu almennings að miðla þeim og að hann eigi ekki annan kost til að koma í veg fyrir þau brot eða þá háttsemi sem um ræðir.

Með ámælisverðri háttsemi er átt við hátterni sem stefnir almannahagsmunum í hættu, t.d. hátterni sem ógnar heilsu eða öryggi fólks eða umhverfi, án þess að um sé að ræða augljóst brot á lögum eða reglum.

Starfsmaður í skilningi reglna þessara er sá sem hefur aðgang að upplýsingum eða gögnum um starfsemi vinnuveitanda vegna hlutverks síns, þ.m.t. ráðinn, settur, skipaður, sjálfstætt starfandi verktaki, stjórnarmaður, starfsnemi, tímabundinn starfsmaður og sjálfboðaliði. Starfsmaður nýtur verndar samkvæmt ákvæðum laga nr. 40/2020, um vernd uppljóstrara, eftir að hlutverki hans lýkur.

Málsmeðferð
Starfsmönnum Reykjagarðs hf. er heimilt að greina frá upplýsingum eða miðla gögnum í góðri trú um brot á lögum eða aðra ámælisverða háttsemi í starfsemi fyrirtækisins til aðila innan þess sem stuðlað getur að því að látið verði af eða brugðist við hinni ólögmætu eða ámælisverðu háttsemi eða til lögregluyfirvalda eða annarra opinberra eftirlitsaðila sem við eiga, t.d. umboðsmanns Alþingis, ríkisendurskoðanda og Vinnueftirlitsins.

Miðlun getur m.a. verið til næsta yfirmanns starfsmanns eða aðila innan fyrirtækisins sem stuðlað getur að því að látið verði af eða brugðist við hinni ólögmætu eða ámælisverðu háttsemi.

Móttakanda upplýsinganna eða gagnanna er skylt að stuðla að því að látið verði af hinni ólögmætu eða ámælisverðu háttsemi eða brugðist á annan hátt við henni.

Móttakandi upplýsinganna skal greina starfsmanninum frá því hvort upplýsingarnar hafi orðið honum tilefni til athafna og þá hverra innan 60 daga.

Móttakandi upplýsinga eða gagnanna skal gæta leyndar um persónuupplýsingar sem honum berast um þann sem miðlar upplýsingum eða gögnum nema hinn síðarnefndi veiti afdráttarlaust samþykki sitt fyrir því að leynd sé aflétt.

Starfsmanni sem miðlað hefur upplýsingum eða gögnum án þess að það hafi leitt til fullnægjandi viðbragða innan fyrirtækisins, er heimilt í góðri trú að miðla umræddum upplýsingum eða gögnum til utanaðkomandi aðila, þar á meðal fjölmiðla, svo fremi sem starfsmaðurinn hefur réttmæta ástæðu til að ætla að um háttsemi sé að ræða sem getur varðað fangelsisrefsingu.

Ytri uppljóstrun – reglur og skilyrði
Í algjörum undantekningartilvikum þegar miðlun skv. framangreindu kemur af gildum ástæðum ekki til greina er miðlun til utanaðkomandi aðila heimil án þess að innri uppljóstrun hafi átt sér stað. Skilyrði er að miðlunin teljist í þágu svo brýnna almannahagsmuna að hagsmunir vinnuveitanda eða annarra verða að víkja fyrir hagsmunum af því að upplýsingum sé miðlað til utanaðkomandi aðila, svo sem til að vernda:

Öryggi ríkisins eða hagsmuni ríkisins á sviði varnarmála,

Efnahagslega mikilvæga hagsmuni ríkisins,

Heilsu manna,

Umhverfið.

Vernd
Miðlun upplýsinga eða gagna að fullnægðum skilyrðum ákvæða laga nr. 40/2020, um vernd uppljóstrara, telst ekki brot á þagnar- eða trúnaðarskyldu sem starfsmaðurinn er bundinn af samkvæmt lögum eða með öðrum hætti. Slík miðlun leggur hvorki refsi- né skaðabótaábyrgð á viðkomandi og getur ekki leitt til stjórnsýsluviðurlaga eða íþyngjandi úrræða að starfsmannarétti.

Óheimilt er að láta starfsmann sæta óréttlátri meðferð sem miðlað hefur upplýsingum eða gögnum skv. ákvæðum laga um vernd uppljóstrara. Til slíkrar meðferðar telst t.d. að rýra réttindi, breyta starfsskyldum á íþyngjandi hátt, segja upp samningi, slíta honum eða láta hvern þann sem miðlað hefur gögnum eða upplýsingum gjalda þess á annan hátt. Brot á því getur varðað sektum eða fangelsi allt að tveimur árum.

Komi til ágreinings fyrir dómi um stöðu starfsmanns með tilliti til hvort miðlun hafi verið óheimil eða að starfsmaður er látinn sæta óréttlátri meðferð í kjölfar hennar skal veita starfsmanninum gjafsókn í héraði, fyrir Landsrétti og Hæstarétti. Gjafsókn fellur niður ef sýnt er fram á fyrir dómi að starfsmaður hafi ekki verið í góðri trú þegar upplýsingum var miðlað.